1. Wer wir sind (Verantwortlicher)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb unserer Vereinsangebote ist:

• Name: i-Pänz e.V.

• Anschrift: Hardefuststr. 9A, 50677 Köln

• Vertretung: Denise Isenberg, Pascal Del Guidice, Jens Marciniak

• E-Mail: info@i-paenz.de

• Webseite: www.i-paenz.de

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2. Grundlegendes zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie darüber auf, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wozu wir sie nutzen und auf welcher rechtlichen Grundlage dies geschieht. Dies gilt für unsere Website, mobile Apps sowie unsere Social-Media-Präsenzen.

Rechtsgrundlagen im Überblick (DSGVO):

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Sie haben uns freiwillig Ihre Zustimmung für einen bestimmten Zweck gegeben.

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich.

• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Wir müssen gesetzliche Vorgaben (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten) erfüllen.

• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z. B. sicherer Website-Betrieb, effektive Vereinsarbeit) erforderlich, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

• Satzungsgemäße Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. b / f): Datenverarbeitung im Rahmen unserer Vereinsaktivitäten und Mitgliedschaften.

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3. Wie wir Ihre Daten schützen (Sicherheit)

Um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, treffen wir moderne technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehört insbesondere die Verschlüsselung unserer Website mittels SSL/TLS (HTTPS), erkennbar am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

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4. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es der Zweck erfordert oder gesetzliche Vorgaben (z. B. aus Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) es vorschreiben.

• 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Rechnungen (§ 147 AO, § 257 HGB).

• 6 Jahre für sonstige geschäftsrelevante Unterlagen und Handelsbriefe.

• 3 Jahre als reguläre zivilrechtliche Verjährungsfrist für mögliche Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 BGB).

Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis oder der Vorgang beendet wurde.

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5. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu, die Sie jederzeit bei uns geltend machen können:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.

• Berichtigung & Löschung (Art. 16, 17 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.

• Einschränkung & Datenübertragbarkeit (Art. 18, 20 DSGVO): Unter bestimmten Bedingungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung oder die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format fordern.

• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einmal erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von berechtigten Interessen jederzeit widersprechen.

• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

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6. Datenerfassung auf unserer Website & Hosting

• Server-Logfiles: Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst unser Webhoster automatisch technische Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browsertyp, aufgerufene Seiten), um die Stabilität und Sicherheit des Servers zu gewährleisten. Die Speicherung erfolgt für maximal 30 Tage auf Basis unseres berechtigten Interesses.

• Hosting-Dienstleister:

  • Domainfactory GmbH (München, Deutschland) für IT-Infrastruktur.

  • Wix.com Ltd. (Tel Aviv, Israel) für die Erstellung und den Betrieb der Website (Datentransfer abgesichert über das Data Privacy Framework / DPF).

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7. Cookies und Einwilligungs-Management

Unsere Website nutzt Cookies, um grundlegende Funktionen sicherzustellen oder (nach Ihrer Einwilligung) Analysen durchzuführen.

• Essenzielle Cookies sind für den Betrieb der Website zwingend erforderlich (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse).

• Optionale Cookies (z. B. für erweiterte Funktionen) setzen wir nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung über unser Consent-Tool ein. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

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8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular, Telefon oder Post kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Kontaktdaten, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Dies geschieht zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung unserer vertraglichen und satzungsgemäßen Aufgaben.

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9. Soziale Netzwerke (Instagram)

Wir unterhalten eine Onlinepräsenz auf Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Irland). Wenn Sie unsere Profilseite besuchen, können Daten durch den Anbieter auch für Markt- und Werbezwecke verarbeitet werden. Da wir keinen vollständigen Zugriff auf die Nutzerdaten haben, können Sie Ihre Betroffenenrechte am effektivsten direkt gegenüber dem Plattformbetreiber geltend machen.

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10. Eingebettete Dienste (Google Maps)

Auf unserer Website binden wir Kartendienste von Google Maps (Google Cloud EMEA Limited, Irland) ein, um Ihnen Standorte visuell anzuzeigen. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Durch die Nutzung wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen. Der Datentransfer in die USA ist über das Data Privacy Framework (DPF) abgesichert.

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11. Mitgliederverwaltung, Veranstaltungen und Spenden

Als Verein verarbeiten wir Daten unserer Mitglieder, Spender, Interessenten und Geschäftspartner (wie Bestands-, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten), um unsere satzungsgemäßen Aufgaben, die Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnungen, Veranstaltungen sowie Spenden-Fundraising durchzuführen. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung der Mitgliedschaft / des Vertrages sowie unsere berechtigten Interessen an einer funktionierenden Vereinsorganisation.

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12. Hinweisgeberkanal (Whistleblowing)

Für die Entgegennahme von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betreiben wir ein internes Meldesystem. Dabei verarbeiten wir die Angaben des Hinweisgebers sowie betroffener Personen streng vertraulich. Die Daten werden ausschließlich zur Aufklärung und Bearbeitung des Hinweises sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. HinSchG) verwendet. Hinweise können auf Wunsch anonym abgegeben werden.

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13. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 20. August 2026